Das A und O für den Projekterfolg - Die Projektplanung

Mit Projekten verhält es sich wie mit dem Bau von Häusern: Ohne ein solides Fundament wird kein Haus auf Dauer Bestand haben. Das Fundament eines jeden Projektes stellt der detaillierte Projektplan dar.
Die Projektplanung erfolgt in der Regel im direkten Anschluss an die Projektdefinition inklusive der Projektzielsetzung sowie im Vorfeld der eigentlichen Projektdurchführung.
Generell kann die Projektplanung auf zwei unterschiedliche Arten realisiert werden:
1. inkrementell oder aber
2. rückwärtig.
Bei der inkrementellen Planung wird beim ersten Arbeitsschritt beginnend das Projekt bis zum eigentlichen Endziel durchgetaktet. Problematisch bei dieser Art der Planung erweist sich die oftmals vorherrschende ,,Übervorsichtigkeit", welche sich in vielen, zu kleinen Zwischenschritten auswirkt. Infolgedessen besteht die Wahrscheinlichkeit - aufgrund der langsamen und vorsichtigen Vorgehensweise - den gesetzten Endtermin nicht fristgerecht einhalten zu können beziehungsweise selbigen zu überschreiten.
Im Gegenzug dazu, beginnt die rückwertige Planung mit dem eigentlichen Endtermin des Projektes und bewegt sich von dort auf den aktuellen Ausgangspunkt zu. Die Herausforderung bei der rückwärtigen Planung besteht darin, keine für die Zielerreichung notwendigen Projektschritte zu ,,übersehen" beziehungsweise zu vergessen, was wiederum zu einer Gefährdung für den Projekterfolg führen kann.
Beiden Planungsarten ist jedoch die Aufteilung des Projektes in seine Bestandteile - die sogenannten Projektelemente - gemein. Üblicherweise erfolgt eine Einteilung in Phasen, Arbeitspakete, Maßnahmen und Meilensteine, welche auch den normativen Forderungen entspricht. Aus diesen Projektelementen setzt sich sodann auch peu à peu der Projektstrukturplan zusammen, dessen Aufgabe darin besteht ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich des Projektumfangs und Ablaufs bei allen Projektbeteiligten zu schaffen.
Neben der Terminplanung bedarf es selbstverständlich im Zuge der Projektplanung auch einer Ressourcenplanung. Hierbei gilt es, einen optimalen Einsatz der vorhandenen Mitarbeiter sowie der zur Verfügung stehenden Betriebsmittel zu gewährleisten. Die unternehmerische Praxis zeigt, dass in den seltensten Fällen nur ein einziges Projekt im Unternehmen am Laufen ist. Vielmehr ist es doch so, dass mehrerer Projekte gleichzeitig und parallel in Unternehmen umgesetzt werden, wodurch das Multiprojektmanagement längst zum unternehmerischen Alltag geworden ist. Eine belastbare Ressourcenplanung sorgt speziell im Hinblick auf das Multiprojektmanagement für eine optimale Auslastung sowohl der Mitarbeiter, als auch der Betriebsmittel. Einer Überforderung der Mitarbeiter sowie Engpässen oder Leerläufen an den vorhandenen Anlagen und Maschinen wird somit effektiv entgegengewirkt.
Einen weiteren, elementaren Bestandteil der Projektplanung stellt die Kostenplanung dar. Im Zuge der Kostenplanung gilt es eine detaillierte Vorkalkulation für die unterschiedlichen, im Projekt anfallenden Kostenarten wie beispielsweise Personal-, Investitions- oder auch Fremdkosten zu erstellen. Eine Vorkalkulation des zeitlichen Aufwands wird ebenfalls im Verlauf der Kostenplanung vollzogen. Basierend auf einer detaillierten Kostenplanung erfolgt während der operativen Projektdurchführung ein kontinuierlicher Abgleich der Soll-Kosten von den Ist-Kosten, was wiederum ein zentraler Bestandteil des Projektcontrollings ist.
Bekanntermaßen laufen jedoch die wenigsten Projekte exakt ,,nach Plan". Sei dies beispielsweise aufgrund geänderter Anforderungen an das Projektergebnis oder aber auch aufgrund eines Ausfalls bei den eingeplanten Einsatzmitteln.
Diese Planänderungen beziehungsweise Planabweichungen bedürfen ebenfalls einer zeitnahen Erfassung in der vorab erstellten Projektplanung in Form von Korrekturen, um auch weiterhin die Korrektheit von Auswertungen und Berichten sicherstellen zu können.
Viele Unternehmen greifen heutzutage bereits auf eine Softwarelösung zur Unterstützung der Projektplanung zurück. Hilfreich erwiesen sich diesbezüglich Softwareprodukte, welche sowohl der Terminplanung, der Ressourcenplanung, als auch der Kostenplanung dienen.
Der Projektmanager von BITE bietet eben jene Funktionalitäten, um eine belastbare, detaillierte sowie umfassende Projektplanung erstellen, verwalten und aktualisieren zu können.
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