Telefonservice Büroservice TopBüro

Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbständige kennen das Problem nur allzu gut: Es gibt zwar immer wieder Arbeiten, die für eine Sekretärin anfallen, aber weitaus zuwenig, um eine Sekretärin einzustellen. Andererseits wäre es doch immer wieder dringend notwendig, dass eine Sekretärin gewisse Arbeiten übernimmt, z.B. während des Kundenmeetings die eingehenden Telefonanrufe entgegennimmt und zur Entlastung Schreibarbeiten nach Vorgabe bearbeitet und versendet. So könnte viel Zeit und Ressourcen für die Bearbeitung der Kernaufgaben gewonnen werden. Falls sich die Kosten für eine Sekretärin als Kleinunternehmer nicht rechnen, lohnt es sich einen weiteren Punkt abzuklären: Gibt es einen Büroservice oder Sekretariatsdienstleister, der den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht? Kann der Büroservice sämtliche Dienstleistungen übernehmen, die das Unternehmen gerne ausgegliedert haben möchte? Oder würde auch schon ein Telefonservice genügend Freiraum für ungestörte Arbeitsstunden schaffen?

Bei einem herkömmlichen Telefonservice wählt der Unternehmer zu welchem Zeitpunkt seine Anrufe in seinem Namen entgegengenommen werden sollen und wie mit den Anrufenden umzugehen ist. So kann er zum Beispiel festlegen, ob er die Anrufe gerne durchgestellt hätte also eine Vorzimmerfunktion oder, ob er den Anrufern Rückruf anbietet. Auf jeden Fall erhält der Unternehmer sogleich nach Eingang eines Anrufs beim Telefonservice per E-Mail, SMS oder Fax eine kurze Benachrichtigung mit den wichtigsten Anruferdaten wie Name, Firmenname, Telefonnummer und Anrufsgrund. So ist der Kleinunternehmer ständig auf dem Laufenden, welcher Kunde soeben angerufen hat.

Ein Büroservice oder Sekretariatsdienstleister bietet üblicherweise neben dem Telefonservice viele weitere Dienstleistungen an, die den Kleinunternehmer bei seinen Büroarbeiten entlasten. So können z.B. bei ebuero der Sekretärin Diktate aufgegeben werden, sie tippt Schriftstücke ab, formuliert und formatiert Briefe nach Vorlage, sie schreibt und versendet Faxe sowie E-Mails und falls gewünscht schreibt sie auch Übersetzungen, bearbeitet den Posteingang und erledigt das Inkasso.

Oftmals ist ein Telefon- oder Büroservice die Lösung des Dilemmas. Denn dadurch, dass der Unternehmer selber steuert wann er welche Sekretariatsaufgaben zu seiner Entlastung überträgt, kontrolliert er gleichzeitig die Kosten, die immer nur dann anfallen, wenn auch Aufgaben abgegeben werden.

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