Aufgrund der strategischen Bedeutung von Personalentwicklung in immer mehr Unternehmen, verzeichnet der Einsatz von Personal-Portfolioanalysen zur Unterstützung einer zielführenden Personalentwicklung einen deutlichen Zuwachs.

Zu den Zielsetzungen des Personal-Portfolios zählen primär die Identifikation sowohl von Stärken und Schwächen, als auch von Chancen und Risiken hinsichtlich des einzelnen Mitarbeiters. Basierend auf den daraus generierten Resultaten, soll die Personal-Portfolioanalyse umfassende und belastbare Hilfestellung bei der Entwicklung von Personalstrategien liefern. Zusätzlich besteht die Zielsetzung, eine Verbesserung des Personaleinsatzes mittels zielgruppengerechten Maßnahmen zu erreichen.

Als Betrachtungsgegenstände bei der Personal-Portfolioanalyse dienen
- die jeweils aktuelle Leistung der Mitarbeiter sowie
- das bei den Mitarbeitern (bislang) noch vermutete Potenzial.

Übergeordnet kann die Personal-Portfolioanalyse in vier logisch aufeinanderfolgenden Schritten erfolgen.
Im ersten Schritt bedarf es der Identifikation der zu analysierenden Mitarbeiter, welches mittels Auswahl der zu betrachtenden Organisationseinheiten erfolgt. Zudem werden die Bewertungskriterien im ersten Schritt festgelegt.
Im zweiten Schritt wird die aktuelle Ist-Situation hinsichtlich der zu analysierenden Mitarbeiter aufgenommen und anschließend optisch dargestellt.
Im dritten Schritt wird der Soll-Zustand unter Einbeziehung der Unternehmensziele in Form eines Zielportfolios geplant.
Abschließend erfolgt im vierten Schritt die Generierung von zielführenden Personalstrategien zur Erreichung des vorab geplanten Soll-Zustandes.
Die methodische Vorgehensweise wird dabei gemeinsam mit den Vorgesetzten und den Mitarbeitern so festgelegt, dass eine hohe Akzeptanz auf beiden Seiten gewährleistet ist.

Im Allgemeinen wird die Personal-Portfolioanalyse mittels der bereits bekannten Portfolio-Darstellungsform visualisiert. Hierbei hat es sich größtenteils in der Praxis etabliert, dass die Mitarbeiter wie folgt in die vier Quadranten eingeteilt werden.

Geringe Leistung und geringes Potenzial:
In diesem Quadranten finden sich Mitarbeiter mit Leistungsschwächen sowie Schwächen hinsichtlich des ihnen zugesprochenen Potenzials, welches für die Erfüllung ihrer Aufgabe nötig ist.

Hohe Leistung und geringes Potenzial:
Hier werden Mitarbeiter erfasst, die zwar herausragende Leistungen aufweisen, bei welchen jedoch hinsichtlich ihres Potenzials Bedenken existieren, welches bei der Erfüllung von weitergehenden Aufgaben nötig ist.

Hohes Potenzial und geringe Leistung:
Die Mitarbeiter dieses Quadranten zeichnen sich (noch) durch geringe Leistungen, im Gegenzug dazu jedoch durch ein hohes Potenzial aus, welches es durch geeignete Maßnahmen (eventuell eine Versetzung des Mitarbeiters) zu fördern und zu lenken gilt.

Hohes Potenzial und hohe Leistung:
In diesem Quadranten finden sich Mitarbeiter, welche sowohl herausragende Leistungen aufweisen und welchen zugleich ein hohes Potenzial zugesprochen wird, das die Mitarbeiter wiederum für konkrete Aufstiegschancen prädestiniert.

Empfehlenswert ist eine zusätzliche Differenzierung innerhalb der einzelnen Quadranten, um ein möglichst genaues und granulares Bild von den analysierten Mitarbeitern zu erhalten. Entsprechend der Einteilung der Mitarbeiter in die Quadranten gilt es im Nachgang an den Abgleich mit dem gewünschten Soll-Zustand zielführende und effektive Personalentwicklungsmaßnahmen festzulegen und umzusetzen.
Viele Unternehmen greifen in diesem Punkt auf die Unterstützung einer Personalmanagement Software zurück.

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Angefangen bei der Schulungsplanung sowohl in tabellarischer, als auch in grafischer Form (Gantt-Diagramm), über die Schulungsbewertung mittels Rückkehrbewertungen durch die Mitarbeiter sowie Umsetzungsbewertungen durch die Vorgesetzen, bis hin zu integrierten Auswertungen, welche zum einen Kosten-Nutzen-Analysen ermöglichen und zum anderen Input für eine Transferkontrolle liefern.
Elektronische Antrags- und Genehmigungsverfahren führen zu einem effizienten Organisieren, wodurch eine generelle Vereinfachung der Seminaradministration erzielt wird. Durch die hinterlegten Daten in der jeweiligen Historie ist die individuelle Entwicklung eines jeden Mitarbeiters zu jederzeit einsehbar und transparent.

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